導讀
審核的有效性不等于體系運行有效性的全部，成功的審核是客觀公正地進行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進體系和運行的績效。
01 .
有效開展內(nèi)審的兩個條件
1. 你對所審核領域的專業(yè)活動是明白的。
2. 你已是一個成熟的審核員（至少不是一個吹毛求疵的人）
說明：第1條，如果對你所審核的活動、過程、產(chǎn)品或服務一無所知，提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性，因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問，因此合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
第2條，不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如，對于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導書，就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續(xù)審核以確認以下問題：①該工序是否簡單？②是否是非重要工序？③員工是否清楚如何操作？④該工序是否從未出現(xiàn)過質(zhì)量管理問題（可查詢制程異常清單等）。
如果以上4個問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項。別擔心不妥，對于只有1~2個步驟的簡單工序，就算編一個文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
注：以上“作業(yè)指導書”的問題對于IATF16949的內(nèi)審不適用，因為IATF16949要求為每一個工序制定標準作業(yè)指導書。它要求員工不僅會操作，而且要保證每一個員工在該工序的作業(yè)都是標準化、一致性的。
但對于使用”已過校準有效期“的量具檢驗產(chǎn)品是一定要開不符合項的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準，那就是嚴重的不符合項了。
02 .
審核的第一步你應該先收集
-
標準的要求；
-
體系文件的要求；
-
上次審核中集中的問題點；
-
管理中的重點和難點；
-
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
03 .
而后開始相應的策劃
-
過程的順序；
-
關鍵點的關注；
-
時間的有效分配；
-
合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求)；
-
審核時機的確定和把握。
04 .
應該注意的事
-
策劃的結果事先應通知受審核方，不要造成突然襲擊；
-
允許別人作充分的準備；
-
不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務作業(yè)，審核時間應可以協(xié)商并可調(diào)整
05 .
檢查表是重要的，但不一定是詳細的
-
可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點關注；
-
內(nèi)容表達可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗；
-
不能照本宣科，提問應講究技巧；
-
內(nèi)審應可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時）；
-
檢查表應是審核記錄的一種。
06 .
構思檢查表的三個要點
-
日常工作是如何處理的；
-
當某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作；
-
當出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下。
07 .
進入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的
-
目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；
-
同時進一步明確審核中的重點關注；
-
相互提醒審核中應特別注意的事項。
-
審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；
-
因而與人打交道得十分小心；
-
不能讓對方反感而導致你審核的失敗；
-
記?。呵f不能把審核做成是審查（找麻煩）。
08 .
記住樣本選擇的原則
-
為了達到目標；
-
密切相關的；
-
有代表性；
-
樣本量：3＜n＜12
09 .
有效的工作方式
-
聽：聆聽、傾聽，聽你所關心的；
-
看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；
-
查：學會抽樣查看，學會證實；
-
問：不脫離你的主題，詢問你所關心的事。
-
記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄。
10 .
有效的審核順序
-
交談——提問
-
描述——聽取
-
文件——依據(jù)
-
證明——有效證據(jù)
11 .
現(xiàn)場審核中導致失敗的情況
-
同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在；
-
沒有以平常心進行有效溝通，以為高人一等；
-
提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之；
-
缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題；
-
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄；
-
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；
-
做和事佬去介入別人的事務紛爭；
-
滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；
-
審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。
12 .
高層審核是個難題
-
職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；
-
知識水平上可能比你高；
-
看問題的層次和深度可能和你不一樣；
-
但也不排除有低水平、低認識的人。
13 .
但它卻是關鍵的一步，需要你
-
事先做充分的準備；
-
標準和文件是你的依據(jù)；
-
應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；
-
學會用經(jīng)濟語言，而避免用生硬的名詞、術語；
-
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益；
-
你需要是會溝通又有一定知識面的人
14 .
同級溝通也不輕松
-
坦誠心打動人，千萬別讓人感覺來攪渾；
-
是完善體系，而不是給別人難看，所以應換位思考，體諒別人的難處；
-
對發(fā)現(xiàn)問題應幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；
-
以事論事，別扯入人際關系；
-
失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋；
-
當你犯錯時，道歉是必須的；
-
總之，友好的氣氛是成功審核的基礎。
15 .
與作業(yè)層人員溝通應注意
-
禮貌待人更顯需要；
-
現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的，應而不宜花很長的時間；
-
要用聽得懂的語言；
-
不能要求工人背出文件要求；
-
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解；
-
交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心；
-
不能當著工人面前做記錄。
16 .
現(xiàn)場審核中要有深度
-
前后左右審核思路應能貫穿；
-
抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開（從訂單-設計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務）；
-
必須關注產(chǎn)品形成過程中的關鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持；
-
法律、法規(guī)有規(guī)定的應予重點關注；
-
體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強化關注；
-
對組織內(nèi)已知的問題點應予以重點審核；
-
管理中的難點、重點，應有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷；
-
對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
17 .
證實是重要的一環(huán)
-
不能道聽途說；
-
無錯聲明應進一步確認；
-
責任范圍內(nèi)的有錯聲明是證據(jù)。
18 .
審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放小
-
不要吹毛求疵，應該懂得持續(xù)改進，小事以提醒的方式告之；
-
要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高；
-
對重復性發(fā)生的小問題，應該當作系統(tǒng)問題提出，這不能因小而放。
19 .
審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
-
記錄應該是可追溯即可重查；
-
報告不能有數(shù)量限制，否則不能對體系做完整判斷；
-
不要害怕讓審核機構發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關重要的；
-
形成的報告因得到受審核部門的確認。
20 .
不合格報告三要素
-
標準的要求；
-
體系文件的要求；
-
上次審核中集中的問題點；
-
管理中的重點和難點；
-
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
21 .
審核的第一步你應該先收集
22 .
不合格報告撰寫要求
-
正確性；
-
完整性；
-
清楚；
-
簡潔。
23 .
糾正措施內(nèi)審的根本落腳點
-
原因分析很重要，根本原因須找到；
-
分清糾正和糾正措施的區(qū)別；
-
受審方是糾正措施的主導者，但內(nèi)審員應該是輔導員；
-
限時檢查（驗證）是關鍵。
24 .
評價審核能力和績效很必須
-
為下次審核提供改進的基礎；
-
促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功；
-
使受審核方有一個良好的感受，提高對內(nèi)審的內(nèi)心贊成度；
-
體系審核真正做到審核增值。
